Авансовый отчет — это документ, с помощью которого подотчетное лицо (например, сотрудник или сам ИП) отчитывается за израсходованные на хозяйственные нужды денежные средства.
Как оформить авансовый отчёт?
1. Получение денежных средств — сотрудник получает деньги под отчёт по заявлению, подписанному руководителем.
2. Фиксация расходов — все траты должны быть подтверждены кассовыми чеками, товарными накладными или актами выполненных работ.
3. Заполнение формы АО-1 — в отчёте указываются:
- ФИО подотчетного лица,
- сумма аванса,
- дата и номер документа,
- расшифровка расходов.
4. Сдача отчёта в бухгалтерию — в течение 3 рабочих дней после окончания срока расходования денег.
5. Проверка и утверждение — бухгалтерия проверяет документы, подписывает отчёт и вносит данные в учет.
Важно! Если сотрудник потратил больше, чем получил, работодатель обязан возместить ему разницу. Если деньги не израсходованы, их нужно вернуть в кассу или на расчетный счёт компании.