Под выражением «восстановление бухгалтерского учёта» обычно понимают воссоздание операций, которые компания проводила в течение определённого промежутка времени, оформление к ним всех необходимых документов, проведение их по бухгалтерии, а также расчёт налогов и подготовку отчётов.
В соответствии с законом № 402-ФЗ от 06.12.2011, все организации обязаны вести бухгалтерский учёт. Индивидуальные предприниматели от него освобождены, но они ведут налоговый учёт (ст. 313 НК РФ). Это система отражения операций в целях исчисления налогов.
Основанием для бухгалтерского и налогового видов учёта являются одни и те же хозяйственные операции и связанные с ними первичные документы. Поэтому ошибки в бухгалтерском и налоговом учёте обычно идут рука об руку. Соответственно, восстанавливать необходимо и то, и другое.
Если говорить о причинах, то учёт с нуля чаще всего необходимо восстанавливать из-за того, что он не велся вовсе или им занимались некомпетентные лица. Бывает, что утрата данных произошла из-за воздействия внешних сил, например, документы и компьютерную технику уничтожил пожар.
Обязательно ли восстанавливать
Итак, восстановление бухгалтерского и налогового учёта — это ретроспектива. Но зачем восстанавливать что-либо, что было в прошлом? На это есть несколько причин, и вот основные.
Во-первых, документы по хозяйственной деятельности должны храниться как минимум 5 лет. Финансовые и налоговые отчеты за прошлые периоды должны быть представлены в контролирующие ведомства. ИФНС может всё это запросить, если будет проводить проверку. Причем подразумевается проверка не только самой компании, но и её контрагентов.
Во-вторых, правильное введение учёта в настоящем невозможно без корректного его ведения в прошлые периоды. Лучше не дожидаться, пока ФНС инициирует проверку и спросит с компании за прошлые «прегрешения» бухгалтерии. Необходимо устранить огрехи по собственной инициативе.
В-третьих, бухучёт дает возможность точно видеть, чем владеет компания и за счёт каких источников образовано это имущество. Это очень важная информация для руководства и владельцев бизнеса. И для принятия правильных управленческих решений она должна быть достоверной.
Объём и период восстановления
Восстановить документы нужно как минимум за текущий и три предыдущих года. Ведь именно такой срок охватывает налоговая проверка. За этот период все документы должны быть в порядке, все операции корректно отражены в бухгалтерских и налоговых регистрах, рассчитаны и уплачены все обязательные платежи, поданы все отчёты.
Объём восстановления зависит от состояния дел. Иногда требуется полное воссоздание учёта с нуля за весь период, поскольку в нём было допущено много ошибок. Порой бывают пропущены непродолжительные периоды или допущены ошибки на каких-то отдельных участках. Тогда можно обойтись частичным восстановлением.
Этапы восстановления
Процесс воссоздания учёта и отчётности компании можно разделить на три этапа:
Анализ.
Планирование.
Реализация.
Анализ
Перед тем, как восстановить учёт, придется изучить всю имеющуюся информацию — документы, если они есть, данные из программ, какие-то записи, устные пояснения руководства и других причастных к хозяйственной деятельности лиц. Необходимо составить список контрагентов, с каждым из них провести сверку данных. Также нужно сформировать список работников и проверить расчёты с ними.
В результате анализа необходимо ответить на вопросы:
В каком объёме следует восстанавливать данные — полностью или частично, а также за какой период.
Какие первичные документы и по каким операциям нужно воссоздать. В процессе ведения хозяйственной деятельности компания оформляет договоры и акты приёмки с контрагентами, получает и выписывает накладные, а также счета-фактуры (для плательщиков НДС), посылает в банк платёжные поручения и получает из него выписки, ведёт зарплатные ведомости и расчётные листки по оплате труда персонала. Это лишь типичные документы, в реальности их перечень может быть больше.
Какие недочёты нужно исправить, например, сделать пересчёт неверно исчислённых сумм, переоформить документы, исправить ошибки в бухгалтерских проводках, подать уточнённые декларации и прочие формы, доплатить деньги контрагентам, сотрудникам и в бюджет.
Планирование
План восстановления будет состоять примерно из таких пунктов:
Проведение инвентаризации.
Проведение сверки с контрагентами.
Воссоздание документов, которые компания может оформить сама.
Запрос дубликатов документов у контрагентов.
Внесение всех полученных данных в регистры бухгалтерского и налогового учета.
Исчисление налогов, взносов, прочих выплат при необходимости их доплата и перечисление пеней.
Представление отчётов в контролирующие органы.
Это лишь базовый план. Точный можно будет составить только после проведения анализа.
Реализация
Теперь пора приступать непосредственно к тому, чтобы последовательно выполнять каждый пункт плана. Начинать нужно с самого раннего периода, за который следует восстановить учёт.
На этом пути компанию могут ждать различные подводные камни, и вот лишь некоторые:
Нет никакой возможности восстановить документ. Например, ООО приобрело комплектующие у компании-поставщика. Подтвердить эту операцию можно накладной, но она утрачена. Запросить новую возможности нет, так как поставщик уже ликвидирован. А раз нет накладной, то нет и расходов, ведь они должны быть документально подтверждены. Ничего не остается, кроме как исключить расходы на покупку комплектующих из расчета налоговой базы, как будто их и не было.
При сверке с налоговой инспекцией в процессе восстановления выявлены разногласия. Это вполне возможно, ведь ИФНС получала данные, которые ей представляла компания. А они могли быть некорректными, поскольку учет велся с ошибками. После подачи уточненных отчетов все должно стать на свои места.
Компания запросила в инспекции свои же декларации и расчеты, которые прежде туда подавала. А вместе с ними получила повышенное внимание со стороны контролёров. Нужно заранее оценить, стоит ли запрашивать первичные отчёты. Возможно, лучше не рисковать и прибегнуть к другим способам воссоздания прошлых операций.
Кто может заниматься восстановлением
Поручить восстановление учёта можно:
Штатным бухгалтерам. Это позволит сэкономить, но результат может быть не слишком хорошим. Дополнительная нагрузка будет отвлекать специалистов от текущей работы. Возможно, не лучшая идея доверять исправление ошибок той же бухгалтерии, которая их допустила.
Специалисту, приглашенному для этой цели. Нужно быть уверенным, что это опытный бухгалтер, который хорошо разбирается во всех участках учета, а также в отчетности. Это повлечет дополнительные затраты.
Компании, которая занимается комплексным бухгалтерским обслуживанием, профессионально восстанавливает учёт и несет ответственность за результат.
К работе будут привлечены специалисты разных направлений, в том числе по бухучёту операций, по расчётам с персоналом, по исчислению налогов и формированию отчётности. Компания произведет и предоставит предварительный расчёт стоимости работ, но расходы окупятся, ведь не придется платить штрафы. А последние могут быть весьма внушительными.
Доверьте учет своего бизнеса профессиональным бухгалтерам